06 Dec 2012
December 6, 2012

Închiriere vs Cumparare

0 Comment

Dacă în urmă cu 10 ani un scanner, un fax şi un copiator reprezentau o dotare de excepţie, astăzi acestea sunt încorporate într-o singură „maşinărie multifuncţională“, accesibilă tuturor angajaţilor. Iar preţul echipamentelor şi serviciilor scade constant, astfel încât o companie trebuie să se gândească de două ori înainte de a se decide dacă va cumpăra o multifuncţională nouă sau va închiria.

În ultimii ani, outsourcing-ul a cunoscut o expansiune şi în România, iar piaţa serviciilor în domeniul IT s-a adaptat cel mai rapid tranformărilor pieţei. Dacă timp de mai mulţi ani, companiile au preferat să îşi achiziţioneze cea mai mare parte a echipamentelor, începând de la sfârşitul anilor ’90 avantajele „delegării“ unor asemenea activităţi, ce nu ţineau de core-business s-au impus, au devenit evidente, conducând la adoptarea pe scară largă a modelului externalizării anumitor servicii. Printre acestea, printarea, copierea sau multiplicarea documentelor, s-a dovedit un domeniu de activitate în care externalizarea soluţiilor poate reprezenta o sursă eficientă de reducere a costurilor. Oferta bogată existentă la ora actuală nu se reduce doar la serviciile asigurate de centrele de copiere, închirierea echipamentelor de copiere-printare de la companii specializate fiind o soluţie des uzitată.

Dezvoltarea unor astfel de servicii nu a dus la dispariţia vânzării directe – numeroase companii preferă în continuare să cumpere o multifuncţională, privind acest fapt ca o investiţie pe termen lung. Costurile nu sunt totuşi mici, dacă este vorba de echipamente performante, însă nu este întotdeauna necesară plata cash, deoarece au apărut noi metode de plată care facilitează accesul rapid la tehnologie. Astfel, leasingul este o metodă prin care întreprinzătorii pot să achiziţioneze rapid echipamente de birou performante, chiar cu sprijinul companiei care comercializează respectivul echipament. Prin urmare, dacă unele companii oferă un pachet mix, în care alături de produs este inclusă şi oferta de finanţare a unei companii partenere, altele se rezumă la a recomanda clienţilor anumite canale de finanţare oferite de o serie de societăţi de leasing agreate.

 Costurile ascunse ale unui echipament

Conform datelor de vânzare furnizate de principalii ofertanţi de echipamente de imprimare-copiere, indiferent de mărimea companiei, cea mai profitabilă variantă, atât din punct de vedere financiar, cât şi din punct de vedere al utilităţii, este aceea a achiziţionării unei multifuncţionale (care pe lângă clasica imprimantă, include „la pachet“ şi funcţiile de copiator şi fax, fiind accesibilă în reţea tuturor angajaţilor).

Dacă se optează pentru tradiţionala metodă a cumpărării unei multifuncţionale, trebuie însă evaluate cu grijă necesităţile reale ale companiei, deoarece oferta este foarte variată, preţul unui asemenea produs variind de la 60 euro până la 13.000 euro. Pentru a vă face o imagine, la o valoare de aproximativ 3.000 euro, se poate achiziţiona o multifuncţională de reţea destul de performantă, care poate satisface nevoile unei companii cu aproximativ 20 angajaţi. Pentru o evaluare a costurilor trebuie însă să luaţi în calcul şi costul total de deţinere (TCO). Pentru a face o estimare a acestuia, la preţurile consumabilelor, trebuie adăugată valoarea contractului de service, sumă la care se mai poate aduna şi costul pieselor de schimb.

Avantajele „soft” ale închirierii

Deşi la o primă vedere costurile închirierii unui echipament multifuncţional par mai mari, cumulate în timp, decât preţul respectivului echipament, pentru o serie de companii această metodă se dovedeşte mult mai utilă, deoarece odată cu închirierea echipamentului, furnizorul garantează o serie de alte servicii adiacente. Astfel, acesta se ocupă de aprovizionarea cu hârtie, reîncărcarea cartuşelor şi, nu în ultimul rând, asigură serviciile de reparaţii şi întreţinere, ceea ce scuteşte de bătaie de cap compania.

Contractele de închiriere permit condiţii avantajoase, cum ar fi cele de preţ per pagină, respectiv alocarea unui număr de pagini lunar, depăşirea acestui volum fiind plătită suplimentar. Astfel, chiria pentru o multifuncţională poate fi între 50 şi 80 euro/lună, în acest coş fiind inclus, pe lângă service-ul asigurat, şi un numar minim de copii, în medie 2.000. Depăşirea numărului de copii incluse în contract presupune unele costuri suplimentare. Totodată, furnizorul se ocupă şi de alimentarea cu materiale consumabile (hârtie, toner). Un calcul simplu arată că închirierea unui asemenea dispozitiv ajunge la sume cuprinse între 600 şi 1000 euro anual, însă prezintă avantajul că, în cazul defectării echipamentului, furnizorul poate (în conformitate cu contractul) înlocui rapid aparatul, evitându-se astfel blocajele şi întârzierile. Totodată, dacă furnizorul constată că necesităţile clientului sunt mai mari decât ceea ce oferă echipamentul, poate sugera înlocuirea acestuia cu unul mai performant. Reciproc, şi în cazul în care aparatul este subutilizat în mod constant se poate oferi un echipament adaptat nevoilor reale. Se poate realiza astfel o bugetare dinamică, în funcţie de necesităţile reale, care pot varia în timp, evitându-se blocarea unor fonduri pe termen lung.

 

sursa  – www.marketwatch.ro (24.03.2008)